کارگاه تکنیک های سخنرانی حرفه ای

کارگاه تکنیک های سخنرانی حرفه ای به ارائه دکتر محمد اهدایی روز دوشنبه 27 آبان 1398 ساعت 4 بعد از ظهر در سالن خواجه نصیرالدین طوسی دانشگاه صنعتی شریف برگزار شد و در ساعت 8 شب همان روز به اتمام رسید.

ارزش یک ایده و برتر بودن آن به ارائه خوب آن ایده بستگی دارد. در ارائه یک ایده یا مطلب باید اطلاعات آن به درستی به مخاطب انتقال داده شود و به نحوی که مخاطب این ایده یا مطلب را در ذهن بسپارد، به آن فکر کند، با دیگران درباره آن صحبت کند و در نهایت در راستای عملی کردن آن قدم بردارد. در این کارگاه به 4 مطلب کلی درباره ارائه پرداخته شد:

  1. طرح ریزی

منظور از طرح یک سخنرانی، محتوا و سناریو آن است که بیشترین وقتی که سخنران برای ارائه خود اختصاص میدهد باید به این موضوع پرداخته شود. مهم ترین قسمت یک ارائه، تهیه محتوای قوی است که یک ارائه خوب را به وجود می آورد. مراحلی که برای تهیه محتوای ارائه و تقویت آن باید طی شود از قبیل زیر است:

          مرحله اول : شناخت مخاطب

هر ارائه باید با مخاطب خود متناسب باشد و یک ارائه نمیتواند برای هر نوع مخاطبی مناسب باشد. از این رو باید پیش از ارائه مشخص کرد که این ارائه برای چه نوع مخاطبی تدارک دیده شده است. مهمترین پرسشی که در ذهن مخاطب شکل میگیرد، این است که این ارائه به چه درد من میخورد و میتوان با یک عنوان کوتاه، رسا و تاثیرگذار برای ارائه ی خود به این سوال در همان ابتدا پاسخ داد. منظور از عنوان، همان هدف و ایده ارائه است و اگر این عنوان درست انتخاب شود، چینش مطالب ارائه به درستی انجام می شود. اگر ارائه دهنده بتواند در یک جمله بیان کند که در کل ارائه چه می خواهد بگوید، به گونه ای هدف و عنوان خود را مشخص کرده است.

          مرحله دوم : جمع آوری داده و نکات

برای پربار کردن ارائه باید اطلاعات گوناگون (اعم از خبر، داستان، نقل قول، آمار و …) و هر چیزی که بتواند در ارائه استفاده شود، جمع آوری گردیده و به متن سخنرانی و ارائه اضافه شود تا راه های بیشتری برای رسیدن به هدف مورد نظر پیدا شود.

          مرحله سوم : فیلتر داده

در این مرحله باید ایده ها و یادداشت ها و اطلاعات جمع آوری شده حول آن هدف پالوده شود و مطالبی که به ارائه ارتباط زیادی ندارد و قابل چشم پوشی است، از متن ارائه حذف شود. از آنجایی که ارائه دهنده برای جمع آوری این اطلاعات وقت صرف کرده و زحمت کشیده است، در حذف اطلاعات اضافه خساست میکند اما باید به الزامیت این کار توجه کند. مخاطب تنها 3 قسم از 7 قسم مطلب را در ذهن خود نگه میدارد و بقیه را حذف میکند. پس ارائه دهنده باید این 3 قسمت را خود انتخاب کند و از طولانی کردن بی مورد ارائه پرهیز کند تا ذهن مخاطب را خسته نکند.

          مرحله چهارم : دسته بندی داده ها

پس از اینکه مطالب خود را از صافی رد کردیم باید این مطالب را در گروه های مختلف دسته بندی کنیم و یک طرح کلی از ارائه مورد نظر به دست بیاوریم. باید مشخص کنیم که چه زمانی چه مطلبی گفته شود و اینکه برای رسیدن به هدف مورد نظر ترتیب بیان مطالب چگونه باشد.

          مرحله پنجم : شروع

شروع ارائه باید کوتاه باشد، وجود آن لازم است و میتواند یک دید کلان یا نقشه راه را به مخاطب بیان کند. مخاطب باید قانع شود این ارائه ارزش شنیدن را دارد و اگر شروع ارائه خلاقانه و جذاب باشد و مخاطب را از همان اول به خود جذب کند، قدم بزرگی برای اثر گذاشتن در مخاطب برداشته میشود. بدانید که مخاطب در مان 30 ثانیه اول نظرش به شما را تعیین میکند، پس مراقب شروع خود باشید.

          مرحله ششم : ساختار سخنرانی (میانه)

ساختار سخنرانی میتواند انواع مختلفی از جمله ترتیبی و تاریخی (مطالب به ترتیب وقوع گفته شود)، داستانی (مطالب در قالب یک داستان گفته شود)، مساله و راه حل (ابتدا یک مشکل بیان شود و سپس راه حل های آن توضیح داده شود)، مجموعه و زیر مجموعه (موضوعی کلی گفته میشود و سپس درباره اجزای آن صحبت میشود) و … و دیگر ساختار های خلاقانه باشد. نتیجه گیری های میانی در ارائه میتواند توجه مخاطب را بر انگیزد و ارائه را از حالت یکنواخت و خسته کننده در آورد.

اگر بخواهیم ساختاری ایده آل برای یک سخنرانی در نظر بگیریم، ارائه باید ابتدا به بررسی وضعیت موجود و مشکلاتی که مخاطب دارد بپردازد، پس از مدتی وضعیت مطلوب و آرمان شهر و شرایطی را که ایده و راه حل مورد نظر تغییر میدهد بیان کند و دوباره به بیان مشکلات فعلی بپردازد و در طول ارائه بین حال و آینده ی ایده آل در نوسان باشد و در انتها با صحبت درباره آینده و توصیف شرایطی که ایده اجرا شده و به وضعیت مطلوب رسیده مخاطب را در شور و هیجان ایده ی خود نگه دارد. هرچه قدر فاصله بین وضعیت مطلوب و وضعیت موجود بیشتر باشد و بزرگتر نشان داده شود، تمایل مخاطب به پذیرفتن ایده و حرکت به سوی عملی کردن آن بیشتر میشود.

          مرحله آخر : پایان

پایان یک ارائه بیشتر از میانه و حتی شروع آن در ذهن مخاطب باقی می ماند و به همین دلیل از اهمیت زیادی برخوردار است. برای داشتن یک پایان موثر و قوی میتوان یک جمله خاص و پرمفهوم (سخن بزرگان!) گفت، یا نکات مهم گفته شده را مرور کرد، یا کاربرد های ایده را تشریح کرد، یا به مسائل حل نشده ی موجود اشاره کرد، یا آن تصویر بزرگ و هدف و عنوان را یکبار دیگر نشان داد، یا از تیم و مخاطبان تشکر کرد و یا اقدامات دیگر. باید توجه داشت که در پایان ارائه حتما مخاطبان را به عمل دعوت کنیم و به آنها نشان دهیم که پایان این سخنرانی، پایان راه نیست و شروع عمل است. مانند استیو جابز که در پایان سخنرانی خود خطاب به حضار گفت: ((اگر از اپل خوشتان آمده‌است، بروید آن را بخرید)).

          مرحله اول، وسط و آخر : احساسات

در یک ارائه عواملی که روی مخاطبان تاثیر میگذارند به شرح زیرند:

  • اعتبار (سابقه و معروفیت ارائه دهنده)                                                           که 10 درصد موثر است.
  • منطق (مطالبی که در طول ارائه گفته می شود)                                                 که 25 درصد موثر است.
  • احساسات (احساسی که هنگام شنیدن ارائه به مخاطب دست میدهد)                             که 65 درصد(!) موثر است.

نیم کره سمت چپ مغز برای محاسبات منطقی است و نیم کره سمت راست مغز مکانی برای احساسات، هنر و زیبایی است. یک ارائه دهنده باید بداند که انسان با نیم کره راست (یعنی احساسات) تصمیم گیری میکند و با نیم کره چپ (یعنی منطق) از تصمیم خود دفاع میکند. پس یک ارائه ی خوب و موثر باید بتواند احساسات مخاطب را به گونه ای برانگیزد که مخاطب را با خودش همراه کند و او را شیفته ی ایده ی خود کند. بهترین راه برای انتقال احساساتف داستان گویی است. خیلی از نکات را میتوان در قالب داستان تعریف کرد تا تاثیر مورد نظر و کامل را روی مخاطب بگذارد. مکتوبیات یا به شکل داستان است و یا به شکل گزارش و ارائه باید در مکانی بین این دو باشد.

در داستان گویی باید نکاتی رعایت شود:

  • داستان باید یک قهرمان داشته باشد.
  • بین شخصیت خوب و شخصیت بد داستان تقابل وجود داشته باشد.
  • جزییات غیر مرتبط حذف شود.
  • صحبت ها شبیه یک گفت و گوی محاوره ای باشد.
  • مخاطب در داستان ما شریک باشد و با آن بتواند همزاد پنداری کند و آنرا درک کند.
  • اگر داستان درباره خود ارائه دهنده باشد بیشتر جلب توجه میکند.
  • داستان کمی هیجان و استرس داشته باشد.

سعی کنید در سخنرانی خود یک لحظه ی طلایی و منحصر به فرد داشته باشید که برای مخاطب جذابیت بسیار زیادی داشته باشد و تا مدتی طولانی آن لحظه را به یاد داشته باشد (مانند وقتی که استیو جابز از داخل یک پوشه پرونده، لپ تاپ بسیار نازک خود را در می آورد). همانطور که برای دادن یک هدیه برنامه ریزی میکنید، برای این لحظه طلایی خود هم برنامه ریزی کنید و طبق آن برنامه مخاطب خود را به آن هدیه برسانید. این لحظه میتواند موجب گسترش ایده ی شما شود، پس به اینکه چه چیزی داخل جعبه کادو قرار میدهید دقت کنید.

  • اسلاید

اسلاید، یکی از ابزار های ارائه است. بنابراین باید روش صحیح استفاده از این ابزار را یاد گرفت. اسلاید پر از متن و واژه به ارائه ضربه میزند. در هر اسلاید باید فقط یک موضوع آورده شود. همانطور که یک طناب مفت برای دار زدن خود نیست(!)، نباید از انیمیشن ها و کلیپ های نرم افزار تا خرخره استفاده کرد و اسلاید ها را در عکس و کلیپ خفه کرد. در فونت ها کلاس کاری رعایت شود. بلوک دیاگرام در اسلاید مرحله به مرحله نمایش داده شود. از تصاویر مرتبط که یادآور و نماد حرفی که میزنیم باشند، استفاده شود.

اسلاید ها را شبیه بیلبورد های اتوبان در نظر بگیرید. سعی کنید اسلاید ها پیام را در 3 ثانیه منتقل کنند. دارای جزییات زیاد نباشند و فقط حاوی مطالب کلیدی و یا نشانه هایی از اینکه الان در کدام قسمت از نقشه راه و مسیر ارائه هستیم باشند. اسلاید های پرواژه، یک تجربه ی خوب را از مخاطب میگیرند زیرا مغز آنها خود را با تحلیل همه ی این واژه ها خسته میکند. و سعی کنید تا جای ممکن توجه مخاطب را به خود و حرفی که میزنید جذب کنید نه اسلایدی که نشان میدهید.

  • ارائه

سعی کنید روز ارائه زود برسید تا محل را بشناسید و با وسایل کار کنید تا بتوانید خرابی های احتمالی مانند خرابی پروژکتور، نور سالن و … را رفع کنید. همیشه علاوه بر فایل ارائه، فایل پشتیبان آن را نیز داشته باشید.

اگر دچار استرس هستید، بدانید که این استرس لازمه ی کار شماست اما اگر احساس میکند مقدار آن زیاد است، بدانید هیچ کسی به اندازه‌ی شما برای ارائه‌ی این مطلب زمان صرف نکرده‌است و همگی این حضار برای مشاهده‌ حضور قدرتمند شما برای آمدن روی صحنه لحظه‌ شماری می‌کنند. قبل از سخنرانی با تنفس آرامش خود را حفظ کنید و سعی کنید به کسانی که آنها را دوست دارید فکر کنید تا به آرامش برسید.

از همان اول سعی کنید با مخاطب احساس صمیمیت و یک ارتباط خوب برقرار کنید. حواس مخاطب را بی دلیل پرت نکنید. از کل فضا ی صحنه در ارائه استفاده کنید. مراقب تن صدای خود باشید و بالا و پایین بودنش را در جای خود تنظیم کنید. با سوال پرسیدن، رای گیری کردن و … مخاطب را درگیر کنید. اعداد را معنی دار کنید و بجای دادن اطلاعات آماری خالص، این اعداد را به صورت مقایسه ای با چیزی قابل فهم برای مخاطب خود بیان کنید.  قبل از ارائه، تمرین‌ ها ی مکرر داشته باشید. روی ارائه‌ ی خود تمرکز نمایید و با اعتماد به نفس صحبت کنید.  

سعی کنید از وقایع روز آگاه باشید و از آن در ارائه ‌ی خود استفاده کنید. . اگر در یک سازمان مهمی ارائه دارید، درباره آن شرکت تحقیق کنید و از اطلاعات و اخبار مرتبط با آن برای ارائه خود استفاده کنید.

و اینکه اشتیاق خود را برای موضوع ارائه تان به مخاطب نشان دهید.

  • و در انتها، چند نکته

در هر حالتی زمان ارائه را رعایت کنید (حتی اگر وقت نکنید تمام مطالب خود را بگویید) و برای جبران وقت کم خود تند صحبت نکنید. چند بار از قبل زمان ارائه را تنظیم کنید تا به مشکل وقت بر نخورید.

برای ارائه ی خود تمرین کنید. تمرین زیاد موجب روان شدن ارائه و طبیعی تر شدن آن می شود.

به سوالات مخاطبین پاسخ های کوتاه دهید و بحث های چالشی را به بعد از ارائه موکول کنید.

به اندازه ی لازم در ارائه خود شوخ طبعی داشته باشید تا احساس صمیمیتی و به تبع آن اعتماد بین شما و مخاطبتان شکل گیرد.

همیشه سعی کنید از دید مخاطب به موضوع نگاه کنید، دغدغه ها و مشکلات مخاطب خود را بشناسید و به آنها نشان دهید که درکشان میکنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *